Privacy notice
§ 1
Termin i czas trwania
1. Niniejszy Regulamin określa prawa i obowiązki Uczestników Konferencji 21. Krajowa Konferencja Nadprzewodnictwa (zwanej dalej „Konferencją”), która odbędzie się w dniach 22-26.09.2024 r., stacjonarnie w Krakowie na terenie Wydziału Fizyki, Astronomii i Informatyki Stosowanej Uniwersytetu Jagiellońskiego.
2. Organizatorem Konferencji jest Uniwersytet Jagielloński w Krakowie, Wydział Fizyki, Astronomii i Informatyki Stosowanej oraz Akademia Górniczo-Hutnicza w Krakowie, Akademickie Centrum Materiałów i Nanotechnologii (zwani dalej „Organizatorem”).
3. Patronat nad Konferencją sprawują Uniwersytet Jagielloński w Krakowie, Wydział Fizyki, Astronomii i Informatyki Stosowanej, Akademia Górniczo-Hutnicza w Krakowie, Akademickie Centrum Materiałów i Nanotechnologii oraz Krakowski Oddział Polskiego Towarzystwa Fizycznego (zwani dalej „Patronem”).*
4. Opiekę naukową nad przebiegiem Konferencji sprawuje Komitet Naukowy Konferencji powołany przez Organizatora (zwany dalej „Komitetem Naukowym”).*
5. Uczestnikiem Konferencji jest każda pełnoletnia osoba fizyczna posiadająca zdolność do czynności prawnych, która zgłosiła chęć udziału w Konferencji w sposób, o którym mowa w § 2 Regulaminu i zaakceptowała zasady uczestnictwa w Konferencji, o których mowa w Regulaminie (zwana dalej „Uczestnikiem”).
6. Regulamin jest udostępniany Uczestnikom na stronie internetowej Konferencji www.kkn21.pl (zwanej dalej „Stroną Konferencji”), w wersji polskojęzycznej, w sposób umożliwiający jego pobranie.
7. Organizator zastrzega sobie prawo zmiany Regulaminu z powodu zmiany powszechnie obowiązujących przepisów prawa i konieczności dostosowania Regulaminu do tej zmiany, w szczególności w celu dopasowania formuły Konferencji do obowiązujących w jej trakcie ograniczeń, nakazów i zakazów związanych z wprowadzeniem stanu pandemii, zwiększenia środków bezpieczeństwa towarzyszących Konferencji. Zmiana Regulaminu wejdzie w życie w ciągu 7 dni od chwili jego publikacji na Stronie Wydarzenia. W odniesieniu do Uczestników, którzy zaakceptowali Regulamin przed dokonaniem zmiany, zmiana wejdzie w życie w ciągu 7 od poinformowania ich o zmianie Regulaminu za pomocą poczty elektronicznej i braku wyrażenia sprzeciwu wobec tej zmiany w ww. terminie.
8. Organizator zastrzega sobie prawo zmiany Regulaminu także w przypadku zmiany Regulaminu która nie wpływa negatywnie na prawa Uczestników bądź zmiany polegającej na sprostowaniu oczywistych omyłek pisarskich i błędów redakcyjnych. W takim przypadku zmiana Regulaminu może wejść w życie w terminie krótszym niż 7 dni, ale nie krótszym niż 3 dni od poinformowania Uczestników o zmianie Regulaminu za pomocą poczty elektronicznej i braku wyrażenia sprzeciwu wobec tej zmiany w ww. terminie.
9. Organizator zastrzega sobie prawo zmiany terminu oraz formuły Konferencji w sytuacji gdy jej przeprowadzenie w terminie oraz formie, o których mowa w ust. 1 powyżej będzie niemożliwe albo nadmiernie utrudnione z przyczyn niezależnych od Organizatora, w szczególności z powodu
ograniczeń, nakazów i zakazów związanych z wprowadzeniem stanu pandemii. Zmiana terminu lub/oraz formuły Konferencji zostanie niezwłocznie ogłoszona na Stronie Konferencji.
10. Organizator zastrzega sobie możliwość wprowadzenia zmian w programie Konferencji, w tym prawo do zmian rozkładu czasowego i kolejności wystąpień. W razie wprowadzenia zmian, Organizator poinformuje o tym niezwłocznie na Stronie Konferencji. Zmiana programu Konferencji nie stanowi zmiany Regulaminu.
§ 2
Rejestracja udziału w Konferencji
1. Udział w Konferencji jest odpłatny i wymaga wcześniejszej rejestracji poprzez formularz rejestracyjny (zwany dalej „Formularzem”) dostępny na Stronie Konferencji, w którym osoba chcąca uczestniczyć w Konferencji będzie zobowiązana wskazać następujące dane: imię i nazwisko, adres mailowy, afiliacja.
2. Szczegółowy sposób rejestracji uczestnictwa w Konferencji, terminy rejestracji i wysokość Opłaty rejestracyjnej (zwanej dalej „Opłatą”) oraz sposób jej uiszczenia zostały podane na Stronie Konferencji.
3. Organizator nie odpowiada za podanie przez Uczestnika błędnych lub nieprawdziwych danych podczas rejestracji uczestnictwa w Konferencji.
4. Uczestnik potwierdza zapoznanie się z Regulaminem i akceptację postanowień Regulaminu, która jest równoznaczna z udzieleniem przez Uczestnika zezwoleń, licencji i upoważnień, o których mowa w Regulaminie, a także stanowi zobowiązanie do uiszczenia Opłaty. Rejestracja uczestnictwa w Konferencji jest jednoznaczna z akceptacją regulaminu i zostaje dokonana w momencie uzupełnienia danych Uczestnika w treści Formularza oraz przesłania go przez Uczestnika wraz ze zgodami, o których mowa w § 5-8 Regulaminu, za pomocą systemu rejestracyjnego znajdującego się na Stronie Konferencji.
5. Uczestnik nabywa miejsce udziału w Konferencji i w Bankiecie z chwilą otrzymania potwierdzenia rejestracji, po uiszczeniu Opłaty.
§ 3
Ogólne zasady udziału w Konferencji
1. W trakcie Konferencji prezentowane będą wykłady oraz plakaty. Szczegółowe informacje i dokładny program Konferencji dostępny jest na Stronie Konferencji.
2. Przebieg Konferencji może zostać utrwalony postaci fotorelacji (dalej jako: „Fotorelacja”) oraz nagrania audiovideo (zwanego dalej „Nagraniem”).
3. Organizator Konferencji udostępniając Uczestnikom materiały konferencyjne (zwane dalej „Materiałami konferencyjnymi”) zwraca szczególną uwagę na konieczność respektowania przez Uczestników praw własności intelektualnej. Uczestnicy zobowiązują się do wykorzystywania Materiałów konferencyjnych udostępnionych im przez Organizatora wyłącznie w zakresie własnego użytku osobistego. Modyfikowanie, kopiowanie, przesyłanie, publiczne odtwarzanie oraz wszelkie wykorzystywanie tych Materiałów konferencyjnych do celów komercyjnych wymaga wyrażenia uprzedniej, pisemnej zgody przez Organizatora lub przez inny uprawniony podmiot. Uczestnicy ponoszą całkowitą odpowiedzialność za wszelkie szkody powstałe w wyniku ich zachowania sprzecznego z powyższym zastrzeżeniem.
4. Uczestnicy akceptują ustalone reguły przebiegu Konferencji i jej program oraz zobowiązują się nie wpływać na jego zmianę i nie zakłócać przebiegu Konferencji. Organizator jest uprawniony do
wyłączenia z udziału w Konferencji Uczestników, którzy naruszają postanowienia Regulaminu, a w szczególności:
a) zakłócają przebieg Konferencji;
b) podejmują działania niezgodne z prawem, z dobrymi obyczajami bądź godzące w uzasadnione interesy osób trzecich;
c) podejmują działania zmierzające do obejścia albo wskazujące na próbę obejścia Regulaminu lub zasad odbywania Konferencji;
d) podejmują działania naruszające uzasadnione interesy Organizatora lub godzące w jego wizerunek.
§ 4
Prawa i obowiązki Uczestników stacjonarnych i Uczestników Bankietu
1. Uczestnik stacjonarny po przybyciu na miejsce Konferencji zobowiązany jest do potwierdzenia na stanowisku recepcyjnym swojego osobistego uczestnictwa w Konferencji.
2. Uczestnicy stacjonarni i Uczestnicy Bankietu są zobowiązani przestrzegać zasad bezpieczeństwa, przepisów BHP i przeciwpożarowych obowiązujących na terenie obiektów, w których organizowana jest Konferencja i/lub Bankiet oraz obowiązujących w tym czasie zasad reżimu sanitarnego.
3. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za rzeczy pozostawione i zgubione podczas Konferencji i Bankietu oraz za rzeczy pozostawione w odzieży lub plecakach/torebkach/walizkach, a także w innych miejscach ogólnodostępnych na terenie Konferencji oraz Uniwersytetu Jagiellońskiego.
4. Personel Konferencji w przypadku zakłócania przez Uczestnika ładu i porządku publicznego oraz nieprzestrzegania obowiązujących w dniu Konferencji zasad reżimu sanitarnego jest uprawniony do:
a) wezwania Uczestnika do stosownego zachowania;
b) żądania opuszczenia przez Uczestnika terenu Konferencji,
c) wezwania właściwych służb w sytuacji, gdy zachowanie Uczestnika kwalifikuje się do takiej interwencji, w tym w szczególności gdy stanowi zagrożenie dla pozostałych Uczestników lub personelu Konferencji lub mienia Organizatora.
5. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za zdarzenia wynikające z nieprzestrzegania przez Uczestników Regulaminu, nie stosowania się przez Uczestników do zaleceń Organizatora oraz poleceń personelu Konferencji i służb odpowiedzialnych za bezpieczeństwo i porządek.
6. W celu zapewnienia bezpieczeństwa na terenie Konferencji, Organizator może korzystać z monitoringu obejmującego cały teren Konferencji, jak i jego poszczególne fragmenty. Zasady stosowania monitoringu przez Organizatora określa zarządzenie nr 34 Rektora Uniwersytetu Jagiellońskiego z 16 maja 2019 roku w sprawie: Regulaminu monitoringu wizyjnego na Uniwersytecie Jagiellońskim z późn. zm., dostępne w Biuletynie Informacji Publicznej Uniwersytetu Jagiellońskiego.
7. W przypadku zauważenia zagrożenia dla życia i zdrowia Uczestników, Uczestnik zobowiązany jest niezwłocznie poinformować o tym personel Konferencji.
§ 5
Wykłady 1. Dokonując rejestracji uczestnictwa w Konferencji za pośrednictwem Formularza Uczestnik może zgłosić Organizatorowi chęć wygłoszenia wykładu (zwanego dalej „Wykładem”). Zgłoszenia przyjmowane są w terminie podanym na Stronie Konferencji.
2. Uczestnik, który zgłosił wolę wygłoszenia Wykładu jest zobowiązany wysłać w formie cyfrowego pliku tekstowego- autorski abstrakt Wykładu, który zamierza wygłosić w czasie Konferencji (zwany dalej „Abstraktem”) w terminie podanym na stronie. Komitet Naukowy na podstawie przesłanych Abstraktów dokona wyboru prelegentów (zwanych dalej „Prelegentami”), a o wyniku tej kwalifikacji poinformuje Uczestników. Dalszy kontakt mający na celu ustalenie szczegółów wystąpienia Prelegenta, będzie się odbywał w sposób uzgodniony przez Prelegenta z Organizatorem.
3. Podejmując decyzje, o których mowa w ust. 2 powyżej, Komitet Naukowy kieruje się w własnym uznaniem oraz koniecznością zapewnienia wysokiego poziomu naukowego i różnorodności tematycznej Konferencji. Decyzja Komitetu Naukowego jest ostateczna i nie wymaga uzasadnienia, Uczestnikom nie przysługuje od niej odwołanie.
4. Podjęcie przez Uczestnika działań, o których mowa w ust. 1 – 3 powyżej, jest wyrazem udzielenia Organizatorowi niewyłącznej, nieograniczonej czasowo, terytorialnie, ilościowo i jakościowo licencji na korzystanie z Abstraktu, o zakresie i na polach eksploatacji, o których mowa w § 6 ust. 5-7 Regulaminu, z prawem udzielania sublicencji na rzecz podmiotów trzecich o zakresie analogicznym do zakresu licencji, na cele podjęcia decyzji o zakwalifikowaniu Uczestnika jako Prelegenta, przygotowania, organizacji, przeprowadzenia i rozliczenia Konferencji, opracowania Materiałów konferencyjnych, w tym książki abstraktów. Do Abstraktu stosuje się odpowiednio postanowienia § 6 ust. 1-3 i 8-9 Regulaminu.
5. Wygłoszenie Wykładu, jak i udzielenie Organizatorowi zezwoleń, upoważnień i licencji, o których mowa w § 5- 7 Regulaminu, na Korzystanie z Abstraktu, Wykładu i wizerunku Prelegenta, w zakresie i na wszystkich wskazanych tam polach eksploatacji jest nieodpłatne i następuje na cele statutowe Organizatora, z zastrzeżeniem odrębnych umów zawartych z Prelegentem.
6. Udzielenie Organizatorowi zezwoleń, licencji, upoważnień, o których mowa w § 5- 7 Regulaminu jest dobrowolne, ale konieczne do zaprezentowania Wykładu.
§ 6
Prawa autorskie
1. Prelegent ponosi pełną odpowiedzialność za formę i treść Wykładu.
2. Prelegent zobowiązuje się do opracowania i prezentacji autorskiego Wykładu i gwarantuje, że Wykład nie będzie naruszał praw i dóbr osobistych osób trzecich, zawierał tez i poglądów nawołujących do nienawiści lub dyskryminacji jakichkolwiek osób na tle rasowym, kulturowym, etnicznym, wyznaniowym, światopoglądowym lub ze względu na płeć. Ponadto niedopuszczalne jest propagowanie w treści Wykładu ideologii i symboliki związanej z ustrojami totalitarnymi, a także prezentowanie innej tematyki zakazanej przez powszechnie obowiązujące przepisy czy naruszanie dobrego imienia Organizatora.
3. Jeżeli jakąkolwiek część Wykładu stanowić będą elementy prawnie chronione, do których prawa nie będą przysługiwały Prelegentowi, Prelegent gwarantuje, że jest uprawniony do ich wykorzystania w zakresie niezbędnym do wygłoszenia Wykładu i udzielenia Organizatorowi Licencji z prawem udzielania sublicencji, o której mowa w niniejszym paragrafie, bez konieczności pozyskiwania przez Organizatora dodatkowych zgód i zezwoleń. 4. Prelegent wyraża zgodę na utrwalenie Wykładu przez Organizatora lub podmiot działający na jego rzecz, w postaci Nagrania.
5. Prelegent udziela Organizatorowi niewyłącznej, nieograniczonej czasowo i terytorialnie, ilościowo i jakościowo licencji z prawem udzielania sublicencji o analogicznym jak licencja zakresie, na korzystanie z Wykładu- w tym utrwalanego w formie Nagrania w całości lub w części, samodzielnie, jaki w ramach utworu zbiorowego, w zestawieniu z utworami i elementami dowolnie wybranymi przez Organizatora (m. in. z wykładami innych Prelegentów, obrazem i dźwiękiem, w tym w ramach tzw. Materiałów konferencyjnych,), jak również z jego opracowań, adaptacji i wszelkich materiałów, grafik, fragmentów, ujęć, dokumentacji powstałych tak w trakcie utrwalenia Nagrania, jak i po jego utrwaleniu- w celach informacyjnych, dokumentacyjnych, edukacyjnych, dydaktycznych, reklamy i promocji Organizatora i samej Konferencji, w tym w szczególności jego wykorzystywanie, udostępnianie w Internecie, Intranecie, a także w ramach dowolnych usług telekomunikacyjnych z zastosowaniem jakichkolwiek systemów i urządzeń, na wszelkich serwisach społecznościowych Organizatora, na Stronie Organizatora i na innych stronach internetowych Organizatora oraz na Stronie Konferencji.
6. Licencja, o której mowa w ust. 5 powyżej (zwana dalej „Licencją”), zostaje udzielona Organizatorowi z chwilą utrwalenia wystąpienia Prelegenta w formie Nagrania i obejmuje korzystanie z Wykładu na następujących polach eksploatacji:
a) utrwalania i zwielokrotniania Wykładu- wytwarzania egzemplarzy Wykładu przy użyciu wszelkich dostępnych technik, w tym techniką drukarską, reprograficzną, zapisu magnetycznego oraz techniką cyfrową (m.in. DVD, nośniki magnetooptyczne);
b) trwałego lub czasowego zwielokrotnienia Wykładu w całości lub w części jakimikolwiek środkami i w jakiejkolwiek formie;
c) w zakresie rozpowszechniania Wykładu –publiczne wykonanie, wystawianie, wyświetlania, odtwarzanie oraz nadawanie i reemitowanie, a także publiczne udostępnianie Wykładu w taki sposób, aby każdy mógł mieć do niego dostęp w miejscu i w czasie przez siebie wybranym, przy użyciu wszelkich dostępnych technik, w tym wykorzystywanie w sieci Internet, Intranet i w innych sieciach komputerowych, zamieszczenie i modyfikacja Wykładu na stronach internetowych, w serwisach społecznościowych, nadawanie Wykładu przy pomocy sieci multimedialnej i teleinformatycznej, modyfikacje Wykładu umożliwiające stworzenie nawigacji po stronach internetowych, publiczne udostępnianie na ogólnodostępnych wystawach lub ekspozycjach;
d) w zakresie obrotu oryginałem albo egzemplarzami, na których Wykład utrwalono - wprowadzanie do obrotu, użyczenie lub najem oryginału albo egzemplarzy;
e) tworzenie i rozpowszechnianie utworów zależnych Wykładu, w tym dalszych projektów/materiałów opartych na Wykładzie lub ich poszczególnych elementach, w tym opracowanie odmiennych wersji graficznych, kolorystycznych lub formatów wizualnych lub przestrzennych Wykładu i korzystanie z tak powstałych utworów zależnych w zakresie i na wszystkich polach eksploatacji określonych w niniejszym paragrafie;
f) reemitowanie, rozpowszechnianie w prasie, w sieci internetowej, na plakatach wielkoformatowych oraz we wszelkich innych formach promocji lub reklamy;
g) modyfikowanie Wykładu w całości lub części oraz dokonywanie jego opracowań w całości lub części, w tym m.in. prawo do korekty, dokonywania przeróbek i zmian całości Wykładu lub jego pojedynczych elementów;
h) prawo do swobodnego używania i korzystania z Wykładu oraz jego pojedynczych elementów, w tym wykorzystanie Wykładu oraz jego pojedynczych elementów dla celów reklamy, promocji, biurowych, celów oznaczania towarów, produktów, usług, w tym ich wykorzystanie jako zarejestrowane lub niezarejestrowane znaki towarowe, loga lub ich elementy, wykorzystanie jako nazwa/firma przedsiębiorstwa, przedsiębiorcy lub prowadzonej działalności gospodarczej, wykorzystanie Wykładu oraz jego pojedynczych elementów w zakresie reklamy i promocji Organizatora lub prowadzonej przez Uniwersytet działalności na terenie kraju oraz za granicą,
7. Licencja obejmuje także prawo wykonywania przez Organizatora i osoby działające na jego rzecz praw zależnych do Wykładu, na wszystkich polach eksploatacji, o których mowa w ust. 5-6 powyżej, w tym w szczególności prawo do wprowadzania zmian w Wykładzie i wykonywania jego opracowań, korzystania i rozporządzania utworami zależnymi oraz prawo do zezwalania osobom trzecim na wykonywanie autorskich praw zależnych do Wykładu o zakresie analogicznym do tego z którego korzysta Organizator.
8. Prelegent zobowiązuje się do niewykonywania względem Organizatora i upoważnionych przez niego podmiotów przysługujących mu autorskich praw osobistych do Wykładu, a w szczególności prawa do nienaruszalności treści i formy Wykładu oraz jego rzetelnego wykorzystania, decydowania o pierwszym udostępnieniu Wykładu publiczności, nadzoru nad sposobem korzystania z Wykładu oraz decydowania o sposobie oznaczenia autora Wykładu i, z tym zastrzeżeniem, że Organizator na życzenie Prelegenta i w miarę możliwości zobowiązany jest uszanować życzenie Prelegenta co do oznaczenia go jako osoby prezentującej Wykład.
9. W razie zgłoszenia przez osoby trzecie w stosunku do Organizatora i/lub podmiotów działających na jego rzecz i/lub do podmiotów upoważnionych przez niego do korzystania z Wykładu i/ lub Abstraktu (zwanych dalej „Podmiotami uprawnionymi”), roszczeń mających związek z Wykładem i/ lub Abstraktem lub ich poszczególnymi elementami, Prelegent:
a) zwolni Organizatora i/ lub Podmioty uprawnione z przedmiotowych roszczeń, w zakresie w jakim zobowiązany był do nabycia od osób trzecich praw do elementów prawnie chronionych Wykładu i/lub Abstraktu, w tym autorskich praw majątkowych i pokrewnych do nich i poszczególnych ich elementów oraz do uzyskania od nich zezwoleń i upoważnień, o których mowa w niniejszym paragrafie oraz
b) będzie ponosić pełną odpowiedzialność za wszelkie szkody poniesione przez Organizatora i/lub Podmioty uprawnione z tytułu wystąpienia wobec nich z roszczeniami, o których mowa w pkt a) powyżej, w tym przede wszystkim, choć nie wyłącznie, za szkody związane z roszczeniem o odszkodowanie za bezprawne wykorzystanie Wykładu i/lub Abstraktu lub bezprawne wykorzystanie ich poszczególnych elementów.
§ 7
Wizerunek
1. Organizator będzie utrwalał przebieg Konferencji za pomocą urządzeń rejestrujących obraz oraz dźwięk i obraz, odpowiednio w formie fotorelacji (zwanej dalej „Fotorelacją”) i Nagrania- dla celów edukacyjnych, dydaktycznych, informacyjnych, dokumentacyjnych, reklamy oraz promocji Organizatora i samej Konferencji.
2. Uczestnik/Prelegent deklarując w Formularzu chęć udziału w Konferencji, wyraża nieograniczoną czasowo, terytorialnie, ilościowo i jakościowo, zgodę na wykorzystanie jego wizerunku, w celach wskazanych w ust. 1 powyżej, bez prawa do wynagrodzenia z powyższego tytułu, w szczególności poprzez utrwalenie wizerunku Uczestnika w Fotorelacji i/lub w Nagraniu oraz wykorzystanie tego utrwalenia, obróbkę, powielanie i wielokrotne rozpowszechnianie wizerunku Uczestnika utrwalonego w wyżej wskazany sposób bez konieczności każdorazowego ich zatwierdzania, w zakresie i w sposób analogiczny do tego, o którym mowa w § 6 ust. 5-7 Regulaminu, w tym w szczególności na Stronie Konferencji, na Stronach Organizatora, oraz na innych stronach internetowych, na serwisach Organizatora w mediach społecznościowych i w serwisach internetowych, na wydarzeniach promocyjnych Organizatora.
3. Uczestnik/Prelegent jest świadomy, że Fotorelacja i Nagranie z Konferencji mogą zostać udostępnione w Internecie i na Stronie Konferencji dla nieograniczonej ilości osób.
4. W związku z wykorzystaniem wizerunku Uczestnik/Prelegent nie będzie wykonywać prawa kontroli i każdorazowego zatwierdzania wykorzystania wizerunku, w tym prawa zatwierdzania w stosunku do ostatecznej postaci Fotorelacji i/lub Nagrania, w których został on wykorzystany oraz prawa każdorazowego wskazywania go jako osoby uwidocznionej w Fotorelacji i/lub w Nagraniu, a w szczególności wskazywania jego imienia i nazwiska.
5. Konferencja może być utrwalana w formie audiovideo na potrzeby Nagrania i fotografowana w postaci Fotorelacji jedynie przez Organizatora. Zakazane jest nagrywanie i wykonywanie zdjęć przez Uczestników podczas Konferencji bez uprzedniej zgody Organizatora.
6. Organizator ma prawo upoważnić inne podmioty do korzystania z wizerunku na zasadach określonych w niniejszym zezwoleniu.
§ 8
Przetwarzanie danych osobowych
Zgodnie z art. 13 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, dalej „RODO”) Uniwersytet Jagielloński informuje, że:
1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Uniwersytet Jagielloński, ul. Gołębia 24, 31-007 Kraków, reprezentowany przez Rektora UJ.
2. Uniwersytet Jagielloński wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, ul. Czapskich 4, 31-110 Kraków. Kontakt z Inspektorem możliwy jest przez e-mail: iod@uj.edu.pl lub pod nr telefonu 12 663 12 25 – w dniach od poniedziałku do piątku, w godzinach od 8:00 do 15:00.
3. Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane w celu:
a) realizacji umowy, której przedmiotem jest udział w Konferencji 21. Krajowa Konferencja Nadprzewodnictwa, a także w celu rejestracji uczestnictwa w Konferencji, przyjęcia zgłoszeń Uczestników gotowych do wygłoszenia Wykładu tj. na podstawie art. 6 ust. 1it. b RODO, na postawie umowy zawartej poprzez akceptację Regulaminu. Konferencja organizowana w dniach 22-26.09.2024 przez Uniwersytet Jagielloński w Krakowie, Wydział Fizyki, Astronomii i Informatyki Stosowanej będzie odbywać się stacjonarnie;
b) przeprowadzenia Fotorelacji, Nagrania i live streamingu Konferencji w celach dokumentacyjnych, informacyjnych, edukacyjnych, dydaktycznych, reklamy i promocji Organizatora, oraz samej Konferencji, archiwizacji – w odniesieniu danych osobowych Uczestników w postaci wizerunku – na podstawie udzielonej przez nich zgody, tj. na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO.
4. Podanie przez Panią/Pana danych osobowych jest konieczne do zawarcia umowy, uczestnictwa w Konferencji, opracowania Abstraktu i wygłoszenia Wykładu. Podanie danych osobowych w zakresie wizerunku jest dobrowolne.
5. Pani/Pana dane osobowe mogą być udostępnione podmiotom uprawnionym do ich odbioru na podstawie powszechnie obowiązujących przepisów prawa.
6. Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych są podmioty zapewniające wsparcie informatyczne i organizacyjne w organizacji Konferencji – w tym podmiot dostarczający oprogramowanie służące rejestracji na Konferencji i live streamingu Konferencji.
7. Pani/Pana dane osobowe nie będą przekazywane do państw trzecich (poza Europejski Obszar Gospodarczy) ani do organizacji międzynarodowych.
8. Pani/Pana dane przechowywane będą przez okres organizacji Konferencji oraz do czasu dokonania ostatecznego rozliczenia i zamknięcia Konferencji, a także do czasu przedawnienia roszczeń mogących wyniknąć z realizacji umowy, o której mowa w ust. 3 lit. a), a w zakresie wskazanym w ust. 3 lit. b) powyżej – do czasy wycofania przez Panią/Pana zgody na przetwarzanie danych.
9. Pani/Pana dane osobowe podane w Formularzu rejestracyjnym nie będą udostępniane osobom trzecim.
10. Pani/Pana dana osobowa w postaci wizerunku może zostać utrwalona na zdjęciach z Konferencji służących stworzeniu Fotorelacji i Nagrania Wydarzenia i przetwarzana na Stronie Konferencji, w serwisach i profilach społecznościowych Organizatora oraz na uniwersyteckich kanałach w mediach społecznościowych (w szczególności Facebook, YouTube, Twitter, Instagram), w sposób umożliwiający dostęp osób trzecich, na cele informacyjne, dokumentacyjne, edukacyjne, dydaktyczne, reklamy i promocji Organizatora, oraz samej Konferencji, a także archiwizacji, w tym na potrzeby relacji z Konferencji – zgodnie z § 7 Regulaminu.
11. Jeśli jest Pan/Pani Uczestnikiem, który wyraził chęć wygłoszenia Wykładu to Pana/Pani dane osobowe dobrowolnie wskazane w treści Wykładu będą przetwarzane na Stronie Konferencji oraz na Platformie na cele informacyjne i dokumentacyjne.
12. Posiada Pani/Pan prawo do: uzyskania informacji o przetwarzaniu danych osobowych i uprawnieniach przysługujących zgodnie z RODO, dostępu do treści swoich danych oraz ich sprostowania, a także prawo do usunięcia danych osobowych ze zbiorów administratora (chyba że dalsze przetwarzanie jest konieczne dla wykonania obowiązku prawnego albo w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń), oraz prawo do ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania – w przypadkach i na warunkach określonych w RODO.
13. W zakresie, w jakim przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody posiada Pani/Pan również prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.
14. Wycofanie zgody na przetwarzanie danych osobowych można przesłać e-mailem na adres: 21kkn@uj.edu.pl, pocztą tradycyjną na adres: ul. Łojasiewicza 11, 30-348 Kraków, Zakład
Teorii Materii Skondensowanej i Nanofizyki, lub wycofać osobiście w punkcie recepcyjnym konferencji.
15. Pani/Pana dane osobowe nie będą przedmiotem automatycznego podejmowania decyzji ani profilowania.
16. Ma Pan/Pani prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych w razie uznania, że przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych narusza przepisy RODO.
§ 9
Postanowienia końcowe
1. Niniejszy Regulamin jest udostępniony Uczestnikom Konferencji na Stronie Konferencji i wchodzi w życie z dniem jego zamieszczenia na ww. stronie.
2. O odwołaniu Konferencji Organizator niezwłocznie poinformuje na Stronie Konferencji. Organizator nie będzie wobec Uczestników i Prelegentów zobowiązany do żadnej rekompensaty lub odszkodowania z tego tytułu, ani do zwrotu kosztów poniesionych celem uczestnictwa w Wydarzeniu, z wyjątkiem zwrotu Opłaty*.
3. W sprawach nieuregulowanych Regulaminem zastosowanie mają powszechnie obowiązujące przepisy prawa polskiego.
4. Wszelkie spory podlegać będą jurysdykcji polskich sądów powszechnych właściwości ogólnej.
